درباره تشریفات اداری-خدمات پذیرایی اداری

نیروی خدماتی

درباره تشریفات اداری

تشریفات مقرررات و آداب و رسومی زائد و دست و پا گیر و ساخته و پرداخته افکار قرون گذشته نیست. حتی کشورهای سنتی نیز بعد از یک فرصت کوتاه، خود را به رعایت آن ملزم می‌دانند و این دسته کشورهابعضاً در رعایت اصول تشریفاتی مصرتر هستند. رعایت اصول تشریفاتی به معنای انجام سلسله‌ای از امور زائد نیست. عدم رعایت این اصول بعضاً باعث رنجش افراد و باعث بروز سوء تفاهم و دست زدن به عمل متقابل می‌شود.

رعایت این اصول از ساده ‌ترین تا پیشرفته آن می‌بایست دقیقاً مراعات گردد. مادامی که این اصول، مورد قبول جامعه بین‌المللی است به رعایت و انجام آن ملزم هستیم و نباید به میل و سلیقه شخصی این اصول را نادیده بگیریم.حال که به اهمیت و ضرورت انجام امور تشریفاتی در جامعه بین الملل پی بردیم باید بدانیم که در تمام بخش هایی که رسمی محسوب می شوند.

ازیک شرکت کوچک تا بزرگترین شرکت ها و سازمان ها- وجود رفتار های تشریفاتی ضرورت پیدا می کند. یعنی از در ورودی که محل استقرار نگهبان و یا حراست است شروع شده و در تمامی قسمت هایی که پست سازمانی نیروی خدماتی است نمود پیدا می کند.

عواقب عدم رعایت تشریفات اداری

در نظر بگیرید در یک شرکت بزرگ که مهمانان ویژه ای را دعوت نموده قرار است جلسه رسمی و مهمی برگزار شود. با توجه به حساسیت جلسه رئیس شرکت قصد دارد پذیرایی ویژه ای از مهمانان داشته باشد، لذا دستور می دهد چیدمان میز جلسه در خور شأن مهمانان باشد.

حال اگر نیروی خدماتی کمترین آموزشی در زمینه اصول و فنون پذیرایی ندیده باشد و بخواهد بصورت سنتی عمل نماید و بسیاری از اصول اصلی تشریفات را به کار نبرد و اشتباهاتی از او سر بزند، چقدر رئیس شرکت در مقابل دیدگان مهمانان خجالت زده و شرمسار خواهد شد.

ویژگی‌های تشریفات

معیارهای موجود تشریفاتی حاصل روند جدیدی از همکاری های متقابل بین افراد، جوامع و ملت‌ها در طی قرون می‌باشد. ملت‌ها و جوامع متناسب با ساختار اجتماعی و فرهنگی خود تغییراتی را در آن ایجاد و به آن رنگ ملی داده‌اند.بسیاری از این آداب و رسوم با آداب و رسوم متداول در میان مردم عادی مشابه است و در زندگی روزمره به آن عمل می‌شود.

در جامعه بین‌المللی این اصول عمدتاً از آداب و رسوم و سنت های اروپایی سرچشمه گرفته شده است، ولی با اندکی توجه می توان ریشه های آن را در بین ملت های قدیمی آسیایی نیز مشاهده نمود. بعد از شناخت مفاهیم اولیه اصول پذیرایی و تشریفات به اولین بحث از این دوره یعنی الگوهای رفتاری و آداب معاشرت در محیط اداری می پردازیم.