نحوه پذیرایی از جلسات اداری و سازمانی

ما قصد داریم شما را با نحوه پذیرایی از جلسات اداری و سازمانی بیشتر آشنا کنیم
پذیرایی جلسات و رویداد ها و مهمانی ها یکی از امور تخصصی و مورد نیاز تمامی سازمان ها و شرکت ها، مطب ها، دانشگاه ها و … می باشد. با پیشرفت در بسیاری از خدمات و فناوری ها انتظار می رود پذیرایی جلسات اداری و سازمانی هم پیشرفت کند. کاری که دیگر در سطح نیروهای خدماتی و آبدارچی نمی باشد. 

بهترین روش پذیرایی از جلسات اداری چیست؟

برخی از شرکت ها سعی میکنند با جذب نیروی خدماتی و توانمندسازی کادر اجرایی و اداری خودشان صفر تا صد کار پذیرایی از جلسات اداری را انجام دهند. این کار نیاز به آموزش نیروهای خدماتی دارد. خوبی این روش این است که همیشه نیروی خدماتی در دسترس شما می باشد. برای مواقعی که تعداد مهمان ها کم باشد داشتن حداقل یک نیروی خدماتی پیشنهاد می شود.
برخی از شرکت ها و سازمان ها برای پذیرایی رویداد ها و جلسات از شرکت های خدمات تشریفات پذیرایی استفاده می کنند. در حالیکه با آموزش کارکنان خدماتی می توانند به راحتی نیروی خود را به یک فرد تشریفاتی تبدیل کنند.

اما اگر تعداد مهمان ها کمتر از 25 نفر باشد بهتر است موارد زیر را به نیروی خدماتی خود آموزش دهید تا پذیرایی بهتری را داشته باشید.

– قبل از برگزاری جلسه قندان، دستمال کاغذی، لیوان و … روی میز جلسه قرار دهید.
– قبل از جلسه از مدیر خود در مورد نوع پذیرایی، تعداد مهمان ها و اقلام پذیرایی سوال کنید
– برای اطمینان سعی کنید هم نوشیدنی گرم (چای، نسکافه، قهوه) و هم نوشیدنی سرد (آب معدنی، آب میوه، شربت) برای جلسه و پذیرایی آماده کنید. التبه توجه به فصل و دمای هوا لازم است.
– اگر میوه هم جزء پذیرایی شماست میوه ها به طور خوب شسته شده، بعد از شستو خشک شود و تا قبل از زمان پذیرایی در کیسه در بسته قرار دهید. ترجیحا اگر تعداد کم است قبل از جلسه روی میز قرار داده شود.
– برای پذیرایی با میوه همیشه بشقاب میوه خوری، کارد، چنگال را مدنظر قرار دهید.
– سعی کنید وسایل پذیرایی ست باشند و از یک نوع و یک مارک باشند.
– تزئین بشقاب و نوشیدنی و چیدمان می تواند تاثیر بسیاری در برخورد و رضایت افراد حاضر در جلسه باشد.
– اگر از کیک برای پذیرایی استفاده می کنید برای هر یک از میهمانان یک کارد و چنگال و پیش دستی قرار دهید.
– برای پذیرایی سعی کنید در صورت نیاز وارد اتاق یا سالن شوید و از تردد بی مورد خودداری کنید
– می توانید در ابتدای جلسه سوال کنید که جناب آقای… یا سرکار خانم… ترجیح می‌دهید (دوست دارید) چه چیزی بنوشید؟
– در فصل زمستان: مثلاً چای، قهوه، نسکافه؟ و در فصل تابستان: مثلاً آب‌پرتقال، آب سیب؟
– در زمان پذیرایی لبخند بزنید.
– به تمیز بودن قاشق ها، بشقاب ها، چنگال ها و لیوان ها و استکان ها بسیار اهمیت دهید و همیشه قبل از پذیرایی یکبار با دستمال مرطوب سفید همه آنها را تمیز کنید.
– همیشه قبل از جلسه تعداد صندلی ها، تعداد لوازم و موارد پذیرایی را چک کنید تا به هنگام پذیرایی با کمبود آن مواجه نشوید.
– اول باید از میهمانان پذیرایی کنید و بعدا از میزبان ها. نکته دیگر اینکه بهتر است به ترتیب مقام و جایگاه پذیرایی را انجام دهید.
– اگر مشتریان و مراجعان زیادی دارید همیشه اگر ممکن است شکلاتی در روی میز یا روی میز کاری خود برای استقبال از مشتریان قرار دهید.
– توجه کنید که میهمانان در اولویت پذیرایی ما هستند و نحوه پذیرایی ما باید متناسب با علاقه و اهمیت آنها تعیین شوند.

موسسه مهارت گستر نوشیجان بصورت تخصصی در زمینه آموزش نیروهای تشریفات اداری و خدماتی فعالیت می نماید. سایر آموزش های ما را از اینجا ببینید