آموزش آداب شرکت در اتاق جلسات

آموزش آداب شرکت در اتاق جلسات

نکته۱ شرکت در جلسات کاری: یاداشت برداری

خیلی وقتها در جلسات ما این مشکل را داریم که بعضی سوالات و پیشنهادات را ممکنه فراموش کنیم راه کار این مشکل چیه؟ ما می توانیم یک خودکار و کاغذ همیشه جلوی دستمان باشد و برای ما سوالی پیش بیاد یا نه ما ممکنه بیشنهادیداشته باشیم به صورت تیتروار آنها یاداشت کنیم و در زمان مناسب از رییس جلسه و استاد بخواهیم که دیدگاه هایخودمان و یا نه جواب های خودمان رامطرح کنیم بعضی دوستان از دستگاهای ضبط صدا استفاده می کنند که اگر قراراست از این دستگاه ها استفاده کنیم حتماً از حضار اجازه بگیریم و این یاداشت برداری باعث می شود که ما فرصتی  برای فکر کردن داشته باشیم.

خوبی دیگری که یاداشت برداری داردبه ما آسوده خاطر را می دهد که هیچ نکته یا سوالیرا بدون پاسخ نگذاریم.

نکته۲ شرکت در جلسات کاری: اگر با موضوعی مخالف هستیم…

اگر با موضوعی مخالف هستیم، مخالفت خود را سریع مطرح نکنیم شاید با کسب اطلاعات بیشتر ما قانع شدیم و خوب است که از طرف مقابل بخواهیم که برای ما بیشتر توضیح بدهد .و اگر قانع نشدیم حالا وقت ان است که مخالفت  خودمان را مطرح کنیم اما به چه شکل؟با یک دلیل قانع کننده یعنی بگوییم که ما به این دلیل با موضوع شما مخالف هستیم.

نکته۳ شرکت در جلسات کاری: کارهای ممنوعه!

در گوشی صحبت کردن و اشاره کردن با دست و یا خیلی آهسته صحبت کردن که همه حضار نشنوند.این پیام راداریم می رسانیم که ما یکسری از اطلاعات را می خواهیم به یک تعداد از حضار برسانیم که نمی خواهیم همه متوجه شوند این محافظ کاری در بدترین نوع خودش می تواند باشد و افراد در این جور مواقع معمولا منفی بافی می کنند تا اینکه مثبت نگری داشته باشند .

این شرایط که به وجود میاد چه خوب است اگر قرار است موضوعی مطرح شود از محافظ کاری و پنهان کاری در جلسات جلوگیری کنیم واین نوع صحبت ها را به بعد از جلسه موکول کنیم و یا نه یکسری از کارهای دیگر که می توانیمنظم جلسات  را بهم بزنه مثلا بازی کردن با کاغذ که خودش صدا دارد. با خودکار بازی کردن یا تکان دادن پاها اینها همه باعث به هم ریختن نظم جلسه می شود.

نکته۴ شرکت در جلسات کاری: به موقع اطلاع بدهیم!

اگر قرار است ما زود یا دیر به جلسه برسیم حتما به برگزار کننده گان اجرایی جلسه حتماً این موضوع را اطلاع دهیم و اگر قرار است این موضوع اطلاع داده شود نگذاریم ده یا بیست دقیقه مانده به شروع جلسه اطلاع دهیمبهتر است که خیلی قبل تر از ان اطلاع داده بشود. و همچنین زود رسیدن هم به اندازه دیر رسیدن می تواند خو شایند نباشد البته این موضوع در کشور ما خیلی کمرنگ است.و ما معمولا دیر می رسیم ویا اصلا به جلسات نمی رسیم تا اینکه بخواهیم خیلی زود برسیم به چند دلیل نباید زود برسیمیکسری از هماهنگی هایی که مسئولان جلسه و همچنین رئیس جلسه با همکاران خودش می تواند داشته باشدرا ممکن است قبل از جلسه بگذارد و اگر قرار است ما زود برسیم ممکن است یک مقداری مؤذب باشند جلوی ما ان موضوعات را مطرح کنند بهتر است خیلی زود به جلسات نرسیم و اگر قرار است جلسه کاملاً لغو شود از سمتما که بعنوان شرکت کننده یا از طرف برگزار کننده هستیم این موضوع را از روزهایقبل مطرح کنیم و نگذاریم دقیقاً روز جلسه گفته شود.

نکته۵ شرکت در جلسات کاری: کجا بنشینیم؟

در جلسات بالاترین و ابتدائی ترین صندلی ها معمولاً برای رئیس جلسه و یا مدیر یک سازمان و یا شرکت هست. و در سمت راست و چپ ان معمولاً معاونین و مشاورین و یا کسانی که بیشترین تاًثیر را در جلسه دارند برای این افراد در نظر می گیرند و اگر دیر رسیدیم حتماً نزدیکترین صندلی را برای خودمان در نظر بگیریم و اگر ما برگزار کننده هستیم و قرار است وسط جلسه رفت وآمد داشته باشیم بهتر است نزدیکترین صندلی را به درب ورودی و خروجی را انتخاب کنیم که باعث مزاحمت و سر وصدای کمتری شویم.