ارتباطات درون سازمانی در فرانت آفیس هتل
ارتباطات درون سازمانی در فرانت آفیس هتل
ارتباطات درون سازمانی عمدتاً مربوط به هماهنگی و درک کارمندان بخشهای هتل از یکدیگر و هماهنگی بین بخش های داخلی هتل می باشد. با رعایت موارد زیر ارتباطات سازمانی به نحوه مناسب‌تری برقرار می‌شود:
الف) اعلامیه های نصب شده در تابلوهای کارمندی را مطالعه کنید.
ب) با دیگر بخشهای هماهنگ و حاضر به همکاری با آنها باشید.
- از بخش تشریفات درباره مراسم و وقایع روزهای آینده سوال کنید
- از بخش غذا و نوشابه درباره انواع غذا و نوشابه های قابل عرضه در رستوران هتل سوال کنید
ج) در جلسات و گردهمایی های کارمندی و آموزشی شرکت کنید.
د) خدمات ارائه شده در هتل محل کارتان را امتحان کنید
بررسی دقیق اطلاعات بخش پذیرش
یک کارمند پذیرش هنگام شروع به کار باید در موارد زیر اطلاعات جامعی کسب کند. اغلب این اطلاعات در نرم افزار پذیرش هتل قابل بازیابی است و بعضی دیگر باید از سایر بخشهای هتل پرسیده شود مواردی از قبیل:
الف) اطلاعات مربوط به موارد زیر را مرور کنید برای مثال:
- لیست انتظار ورود و خروج
- درصد اشغال هتل ،اتاق های قابل واگذاری، اتاق های تعویض شده
- میهمانان خیلی مهم و میهمانانی با نیازهای خاص خاص
- لیست میهمانان شامل نام و شماره اتاق
- لیست آخرین صورتحساب مهمانان و مهمانانی که نقدی تسویه حساب می کنند همچنین مهمانانی که بدهی بالایی دارند
- زنگ بیداری با تلفن اتاق ها
- پرسنل حاضر در هتل و شماره تلفن آنها
- خلاصه وضعیت آشپزخانه و غذاهای قابل ارائه
- برگزاری مراسم و کنفرانس های روز جاری در هتل
مرتب کردن محل کار
تمیزی و مرتب بودن پذیرش هتل را در نظر مهمانان و مراجعین منظم و آراسته جلوه می‌کند. برای این منظور:
الف) لوازم و وسایل مورد نیاز را در جلوی میز پذیرش تکمیل کنید.
ب) مطمئن شوید و سایر سالم و آماده به کار باشد
ج) میز کار و وسایل را تمیز نگه دارید
- گردگیری نیز فراموش نشود
- بروشورها، کارت ویزیت و سایر وسایل را مرتب کنید
محرمانه نگه داشتن اطلاعات مربوط به درصد اشغال و درآمد هتل
کارمندان فرانت آفیس به اقتضای موقعیت شغلی خود به درصد اشغال آمار و ارقام فروش هتل و آمادگی اتاق های هتل دسترسی دارند. محرمانه نگه داشتن این اطلاعات از ضروریات شغلی است. این اطلاعات می بایست محرمانه بماند.
الف) در مورد اتاق ها و رزرو های هتل محرمانه نگه داشتن موارد زیر:
- اتاق های قابل واگذاری
- مزایای خاص اتاق مثل غیر سیگاری بودن یا اتاقهای با دیدگاه و موقعیت خاص
- تعداد رزرو های بدون ضمانت هتل
- اتاق های نگهداری شده برای گروه ها
- گزارش وضعیت اتاقها برای مشخص شدن اختلاف بین مشاهده عینی اتاق ها توسط خانه داری و وضعیت ثبت شده در رایانه پذیرش هتل
- وضعیت اتاقهای خارج از سرویس
ب) در مورد لیست میهمانان مقیم محرمانه نگه داشتن موارد زیر نظیر:
- هرگونه مغایرت رایانه با وضعیت مشاهده اتاق توسط خانه‌داری
- مغایرت قیمت اتاق و تعداد نفرات مقیم آن
- اختلاف در تاریخ‌های خروج میهمانان
- اشتباه بودن نام میهمانان
- میهمانانی که بدون پرداخت صورتحساب هتل را ترک کرده‌اند (skipper guest)
ج) محرمانه نگه داشتن آمار و گزارش فروش روزانه ماهانه و سالانه سالانه اتاقها و سایر خدمات هتل.
