شیفت شب فرانت آفیس

شیفت شب فرانت آفیس

در هتل های کوچک و متوسط کارمند شب پذیرش جانشین مدیر هتل بوده و نظارت بر کارکنان سایر قسمت‌ها را نیز بر عهده دارد .از خصوصیات کارمند شب توانایی و هوشیاری کامل در تمام لحظات، آشنا بودن به وظایف و شرایط ایمنی و امنیتی هتل می باشد. که در زیر به بعضی از وظایف کارمند شب پذیرش اشاره می شود:

• خواندن دفتر گزارشات و پیگیری انجام امور مربوط به تقاضای میهمان
• بررسی گزارش اختلاف مشاهده خانه داری و وضعیت ثبت شده اتاق در رایانه پذیرش
• تهیه لیست میهمانان ورودی و خروجی در روز بعد
• تهیه گزارشات آماری برای بخش پذیرش و مدیریت هتل
• کمک به کارمند شب صندوق پذیرش در بررسی صورت حساب مالی نامعلوم،
• نظارت بر اصلاحات مالی صورتحسابهای میهمانان
• همکاری با صندوقدار پذیرش در کنترل قیمت های محاسبه شده اتاق ها با رزرو
• هماهنگی و نظارت بر کارکنان دیگر قسمتهای هتل
• بررسی رزرو مهمانان ورودی روز بعد
• پیگیری رفع احتیاجات میهمانان در طول شیفت شب
• نظارت بر محاسبه مبالغ جریمه عدم مراجعه برای رزرو میهمانان و شرکت ها( این کار توسط کارمند شب صندوق پذیرش انجام می شود)

پیگیری دستورالعمل اداری و اجرایی

دستورالعمل های اداری موجب نظم و انضباط در هتل می گردد .این دستورالعمل ها برای بخش فرانت آفیس نیز تهیه و وظایف و مسئولیتهای کارمندان واحدهای مختلف را مشخص می کند.

 ثبت وقایع و گزارشات داخلی

 در واحد پذیرش دفاتر گزارشی وجود دارد که اتفاقات مهم و گزارشات برای آگاهی سایر کارمندان بخش در این دفاتر ثبت می گردد .این امر به پیگیری حل مشکلات میزبانان کمک می کند و کارمندان نسبت به ادامه روند پیگیری این مشکلات آگاه می شوند.

الف) بروشورها و اعلامیه هایی که بین کارمندان و بخش‌های داخلی توزیع می شود منابع خوبی برای اطلاع رسانی به کارمندان است .

ب) در دفاتر گزارش وقایع معمولاً توضیحات زیر ثبت میگردد:

• گلایه‌های مهمانان و پیگیری‌های به عمل آمده در آن خصوص
• صورت حساب های نامشخص، خرابی وسایل و تجهیزات و مشکلات امنیتی
• گم شدن کارت کلید اتاق مهمان

 رعایت دستورالعمل های تغییر شیفت

 کار در بخش پذیرش هتل ۲۴ ساعته و در برنامه‌های کاری ۸ ساعت تنظیم می‌شود. ساعت های معمول کاری در اغلب هتل های کشور ما ۷ صبح تا ۱۵ بعد از ظهر، ۱۵ بعد از ظهر تا ۲۳ شب و ۲۳ شب تا ۷ صبح روز بعد می باشد .کارمندان پذیرش هنگامی اجازه ترک محیط کار خود را دارند که کارمندان شیفت بعد در سر کار حضور یافته باشند و پیام‌های مهم مبادله شده باشد هر کارمند موظف است حداقل ۱۵ دقیقه قبل از شروع شیفت در محل کار خود حاضر و پیامها و نکات مهم را از کارمندان شیفت قبل دریافت و مسئولیت خود را آغاز کند.

 هنگام تغییر شیفت باید به نکات زیر توجه کنید

الف) هنگام شروع شیفت

• ورود کارت حضور و غیاب در ماشین
• بررسی کلید های موجود در پذیرش
• بررسی ایمیل های رسیده
• بررسی اطلاعات روزمره

ب- اتاق های قابل واگذاری

• وضعیت فروش اتاق ها و رزرو های روز
• بررسی پیام های مهم
• خواندن دفتر گزارش
• بررسی وسایل و لوازم اداری بخش
• بررسی تقاضاهای میهمانان و اینکه پیگیری ها انجام شده اند یا خیر

 ج-در پایان شیفت

• تحویل کلید ها
• ثبت اطلاعات به طور خوانا در دفتر گزارش یا رایانه
• خروج کارت حضور و غیاب و ترک محل کار

شیفت شب فرانت آفیس از ساعت ۲۳ شب شروع و تا ساعت ۷ صبح ادامه دارد .